Hva gjør en organisasjon som fungerer godt via hjemmekontor?

Mange av våre konsulenter og rådgivere jobber nå hjemmefra på ulike prosjekter og for ulike typer kunder. Store endringer i arbeidshverdagen for de aller fleste, og vi er allerede flere erfaringer rikere.


Vi har funnet 5 områder som vi mener er avgjørende for å lykkes med hjemmekontor.



1. Digitale samhandlingsverktøy

Verktøy som Skype for Business, Teams, Google Suite, SharePoint og Slack er noen av mange gode verktøy for samhandling. Det gjør at vi både kan ha direkte kontakt, mindre og større møter, samt workshops og deling av dokumenter på tvers av organisasjonen, og på tvers av flere selskaper/organisasjoner. Flere verktøy benyttes for å dekke en rekke ulike kommunikasjonsbehov.


Valg av verktøy går også ut på nivå av sikkerhet og behov for effektivitet:

Sikkerhet:

Med mange verktøy, og distribuerte brukere kreves det en god sikkerhetspolicy, slik at både kommunikasjon og data forblir sikret over ulike plattformer og utstyr.


Effektivitet

Rett verktøy til rett jobb. “Verdens beste” videoløsning er ikke nødvendigvis den beste, dersom den krever veldig stor kapasitet av nettverk, eller har komplekse oppstartsprosedyrer for å komme i gang. Viktige parametere er hvilke behov har man, hvordan er de tekniske begrensningene, og hvordan er nivået på datakunnskap til brukerne av verktøyene?


2. Smidige og tilpasningsdyktige medarbeidere

Mange kjenner nå til smidige metoder for prosjektgjennomføring. Men menneskene som samhandler er noen av de viktigste faktorene for å lykkes. Endring av vaner og prosesser kan være tungt å håndtere både for organisasjoner og ansatte. Det som før kunne sies over en kopp kaffe, må nå kommuniseres digitalt. Arbeidsflyten som før ble håndtert på "stand up" på morgenen, likeså. Kanskje har noen en 5-åring på fanget som maser om oppmerksomhet, samtidig som viktig informasjon blir kommunisert over video. Dette krever mye av alle, og som ledere og kolleger er det viktig å bidra til en åpen og trygg kommunikasjon. Tillit til hverandre og klare mål er essensielt skal man få arbeidsflyten til å gå best mulig. Del tips og triks, og vær tilgjengelig for hverandre.


3. Prosesser og rutiner

Store endringer kan fort føre til mange spørsmål. Få på plass tydelige prosesser og gode rutiner, sett opp en oversikt over hvem som kan svare på hva. Hvem er ansvarlig for hjemmekontorløsninger? Hvem kan bistå med pålogging? Hvordan får jeg tilgang til ulike verktøy? Hvordan er møtestrukturen fremover? Hvordan skal vi jobbe, og hvem gjør hva?


4. Lederskap og dialog

Med fysisk avstand kan det være vanskeligere å få oversikt over hvordan medarbeiderne har det. Hold dialogen oppe med kommunikasjon over flere plattformer. Vær tilgjengelig og synlig. Hvordan har de ansatte det, er det noe du som leder kan bidra med?


5. Sosiale møteplasser

Legg til rette for sosiale møteplasser hvor jobb ikke er i fokus. For mange er store deler av det sosiale livet foruten evt. familie knyttet opp til nettopp arbeidslivet. La aktivitetene være frivillig, alle har kanskje ikke overskudd til å bli med, mens for noen er det akkurat denne aktiviteten som gjør at dagen ble lettere å håndtere. Skap trygge rammer slik at mange har lyst å delta.


Ønsker du å vite mer om digitale verktøy og samhandlingsløsninger?

Cloudberries har bistått og sørget for at utrulling av digitale samhandlingsverktøy som Office 365 har vært en suksess hos kunder i både kommunal og privat sektor.

Vi har erfarne og engasjerte rådgivere som sikrer en trygg og effektiv utrulling. Ta gjerne kontakt med Øyvind Thoresen i Cloudberries på mobil 908 48 432 for en samtale om hva vi kan bistå med.


Org. nr. 921957319

Tel. +47 90 84 84 32

Besøksadresse: Arbins gate 2, 0253 Oslo
Postadresse: Postboks 115, 2027 Kjeller 

©2019 by Cloudberries AS.